Wirtualne biuro to usługa, w której firma dostaje adres do rejestracji i korespondencji w budynku operatora, ale nie wynajmuje tam biurka ani pokoju. Operator przyjmuje listy, informuje o nich właściciela firmy i udostępnia adres do wpisu w CEIDG albo KRS. Dla wielu jednoosobowych działalności i małych spółek to najprostszy sposób, żeby nie podawać w rejestrach adresu domowego.
Wirtualne biuro – co to jest w sensie prawnym?
W przepisach nie znajdziesz definicji wirtualnego biura. To umowna nazwa usługi, na którą składa się zwykle najem lub udostępnienie adresu oraz obsługa poczty. Z punktu widzenia urzędu liczy się tylko to, czy pod wskazanym adresem da się skutecznie doręczyć pismo i czy firma ma tytuł do korzystania z tego miejsca.
Dlatego umowa z operatorem powinna wprost mówić, że adres może być wpisany jako siedziba albo adres do doręczeń. Bez takiego zapisu zostaje sama skrytka, a skrytka do rejestracji firmy nie wystarczy.
Co dostajesz w ramach usługi?
Zakres różni się między operatorami, ale trzon jest podobny. Najczęściej w pakiecie są:
- adres do rejestracji działalności lub spółki,
- odbiór listów zwykłych i poleconych na podstawie pełnomocnictwa pocztowego,
- powiadomienie mailowe o każdej przesyłce, często ze skanem koperty albo całej zawartości,
- przechowanie korespondencji do odbioru osobistego lub jej przesłanie dalej,
- dostęp do sali spotkań na godziny, jeśli budynek ją ma.
Część operatorów dokłada obsługę telefoniczną, księgowość albo pomoc przy zakładaniu spółki. To już dodatki, nie istota usługi.
Dla kogo to dobre rozwiązanie?
Najwięcej zyskują osoby, które pracują z domu albo w trasie i nie potrzebują lokalu do przyjmowania klientów. Programista, grafik, tłumacz czy handlowiec pracujący zdalnie zarejestruje firmę pod adresem biurowca zamiast pod numerem swojego mieszkania.
Druga grupa to osoby wynajmujące mieszkanie. Właściciel nie zawsze zgadza się na rejestrację firmy w swoim lokalu, a każda przeprowadzka oznacza zmianę adresu w rejestrach. Adres u operatora zostaje ten sam, nawet gdy właściciel firmy zmienia miasto.
Trzecia grupa to spółki, które chcą mieć siedzibę w konkretnym mieście, choć zarząd i pracownicy są rozproszeni. Siedzibą spółki jest miejscowość wpisana w umowie, a adres w tej miejscowości może zapewnić właśnie wirtualne biuro.
Jak wygląda start krok po kroku?
Cała procedura zajmuje zwykle kilka dni. Najpierw wybierasz operatora i podpisujesz umowę, w której jest zgoda na rejestrację firmy pod adresem. Potem udzielasz pełnomocnictwa pocztowego, żeby recepcja mogła odbierać listy polecone. Dopiero wtedy wpisujesz nowy adres w CEIDG albo składasz wniosek do KRS.
Kolejność ma znaczenie. Jeśli zmienisz adres w rejestrze przed podpisaniem pełnomocnictwa, pierwsze pismo z urzędu może utknąć na poczcie jako awizo, a operator nie będzie mógł go odebrać. Po zmianie wpisu zostaje jeszcze aktualizacja danych na fakturach, stronie internetowej i w stopce maila.
Kiedy lepiej poszukać czegoś innego?
Jeśli przyjmujesz klientów na miejscu, prowadzisz magazyn albo potrzebujesz stałego stanowiska pracy, sam adres nie rozwiąże problemu. Wtedy rozsądniej wypada coworking albo zwykły najem lokalu.
Ostrożnie trzeba też podejść do działalności, które wymagają zezwoleń związanych z konkretnym lokalem, na przykład w branży spożywczej czy medycznej. Tam urząd sprawdza warunki w miejscu wykonywania działalności, a nie tylko adres na papierze.
Na co patrzeć przy wyborze operatora?
Pierwsza rzecz to sposób obsługi poczty. Pytaj, czy operator odbiera listy polecone z urzędów i sądów, w jakim czasie wysyła powiadomienie i czy skanuje zawartość. Przegapione pismo z urzędu skarbowego kosztuje więcej nerwów niż jakakolwiek oszczędność na abonamencie.
Druga to stabilność. Operator, który działa pod tym samym adresem od lat i ma tytuł prawny do lokalu, daje mniejsze ryzyko, że za kilka miesięcy trzeba będzie zmieniać adres we wszystkich rejestrach i na fakturach.
Trzecia to warunki wypowiedzenia. Dobrze, gdy umowa daje czas na przeniesienie siedziby po jej rozwiązaniu, bo zmiana wpisu w KRS czy CEIDG nie dzieje się w jeden dzień.
Jeśli szukasz adresu w Wielkopolsce, przegląd tego, jak działa ta usługa na miejscu, z wydziałem KRS właściwym dla Poznania i listą tamtejszych urzędów skarbowych, znajdziesz w serwisie Wirtualne Biuro Poznań. Taka lokalna wiedza przydaje się już przy pierwszym wniosku do sądu rejestrowego.
Najczęstsze wątpliwości
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Tak. Przepisy nie zakazują rejestrowania firmy pod adresem operatora. Warunkiem jest umowa, która daje prawo do korzystania z adresu, i realna możliwość odbioru korespondencji.
Czy urząd może zakwestionować taki adres?
Urząd skarbowy może odmówić rejestracji VAT, gdy nie da się skontaktować z podatnikiem albo dane w zgłoszeniu są nieprawdziwe. Sam fakt, że adres należy do wirtualnego biura, nie jest podstawą odmowy, ale firma pod takim adresem musi odbierać pisma i stawiać się na wezwania.
Czy mogę mieć wirtualne biuro w innym mieście niż mieszkam?
Możesz. Przy jednoosobowej działalności urząd skarbowy i tak ustala się według miejsca zamieszkania, więc adres firmy w innym mieście nie zmienia urzędu, z którym się rozliczasz.
Czy klient może przyjść pod ten adres?
Może trafić do recepcji, ale nie zastanie tam biura firmy. Jeśli zależy ci na spotkaniach, wybierz operatora, który wynajmuje salę na godziny.